Éxito en la Migración: Sofía Eleva sus Operaciones al Cambiar de Pipedrive a HubSpot con la Ayuda Estratégica de CocoFact

Sofía, empresa mexicana dedicada al cuidado de la salud, es una startup mexicana enfocada en el sector insurtech y healthtech. En 2020, se convirtió en noticia al levantar una ronda de inversión Serie A de 19 millones USD para lanzarse como una full carrier completamente digital enfocada en cuidados médicos. 

Para el proceso de contratación B2B, cuenta con dos áreas: Marketing y Ventas.

Marketing lleva a cabo una estrategia de pauta para la generación de leads, los cuales, se asignan al área comercial que se conforma de tres equipos: 

• SDRS: precalifican a los leads generados.
• NBAs: llevan el proceso comercial con empresas de hasta 9 colaboradores. 
• NBPs: llevan el proceso comercial con empresas de +10 colaboradores. 

El reto 

La implementación, hasta julio 2023, utilizaba varias herramientas intermediarias: Zapier y Retool (para automatizar su calificación y asignación rotativa), PipeDrive (como su CRM) y BackStage (para el proceso de alta de empresa, firma de contrato y alta de colaboradores).

Por el uso de tecnologías no conectadas e insuficientes para cubrir sus necesidades, tanto el equipo de marketing como el de ventas, tuvieron complicaciones:  

• Paso de leads: Marketing no tenía información contextual de los leads que pasaban para los SDRs, por ejemplo, el anuncio en donde convirtieron. 
• Seguimiento a estancados: Era complicado dar seguimiento a los leads con más de dos días sin actividad, porque desde PipeDrive no es posible obtener un listado o informe de estos casos, tampoco una notificación o alerta que simplifique el trabajo. 
• Re-Asignación de leads: Había un arduo trabajo con los SDRs y NBAs + NBPs en dar visibilidad cuando un lead no llega a la cita o pide reagendarla. Utilizaban Slack para comunicarse y no perder el seguimiento de estos casos. Esto es importante porque los SDRs ganan comisión por citas completadas y los NBAs + NBPs por negocios cerrados ganados.
• Informes y monitoreo: Ventas trabajaba el monitoreo de las metas en Excel, lo que les llevaba demasiado tiempo, además de tener discrepancias entre lo registrado por un ejecutivo y la información en la plataforma de PipeDrive.

La solución

Para cada problema trabajamos con las soluciones que brinda Marketing Hub y Sales Hub:

Paso de leads

Insertamos el script de seguimiento de HubSpot en todas las páginas del sitio web, así como en las LPs de conversión. 

Ahora es posible conocer el medio, canal, campaña y asset de conversión del lead. Esta información la puede consultar el SDR previo a la llamada de calificación en el historial del contacto en HubSpot. Además, Marketing puede realizar análisis de leads teniendo en cuenta características como registros con un negocio asociado para optimizar anuncios y campañas.

Asimismo, a la diagramación del proceso sumamos los criterios de asignación y calificación de los leads, lo que pudo reemplazar a Zapier mediante un workflow en HubSpot.

 Seguimiento a estancados 

Para los leads o negocios que no cuenten con actividad reciente, configuramos en la habilitación de ventas, redes de protección de notificaciones automatizadas. Así, aseguramos que no se pierda el seguimiento de algún registro, además de implementar secuencias de correos pre-elaborados para inscribir a los contactos en este flujo de comunicación automatizada y, optimizar el tiempo que se invertía en enviar y personalizar estos correos.

Re-Asignación de leads

Reemplazamos Retool con la conexión de calendarios de Google y las ligas de llamada de HubSpot para, mediante la asignación Round Robin de HubSpot, asegurar que los leads fueran asignados por disponibilidad en tiempo real de agenda y por volumen previo asignado. 

Con esta acción, se busca la justa oportunidad de cerrar negocios y de llegar a cumplir metas y alcanzar comisiones.

Para los leads que no llegan a la cita, creamos propiedades específicas, alertas y automatizamos los campos para evitar la tarea de avisar por chat sobre la situación.

De esta forma, el "responsable inicial", es decir el SDR a cargo, recibe una alerta de que es necesario volver a tocar ese lead, porque hay una automatización de estatus "didn't join the call". 

Además, los ejecutivos tienen permisos para ver todos los registros, en consecuencia, pueden comunicarse y/o actualizar información mediante las notas del registro y la mención del ejecutivo.

Informes HubSpot

Creamos informes personalizados para el seguimiento de los leads desde su conversión hasta su cierre. Ahora la información es presentada en tiempo real en una sola plataforma, y esto ayuda a incentivar la correcta actualización de la información por parte de los ejecutivos, además de que todos pueden tener acceso a estos datos y tener un reporte más fiable.

Los resultados

El equipo de Sofía exploró soluciones como Salesforce o un upgrade con Pipedrive, pero al conocer todas las ventajas que Hubspot ofrece para ventas y marketing, confió en las habilidades de CocoFact para usar el producto y capacitar al personal de su empresa en el uso del mismo. 

Ahora cuentan con un CRM homogéneo y configurado para sus necesidades específicas. Lo que ha permitido incrementar el porcentaje de MQL en 64.86% y de demos completadas en 23.59% en comparación con el semestre anterior.

A esto se suma que para el VP comercial, quien buscaba tener enfocado a sus equipos en tareas de venta, le conseguimos automatizar en gran medida las tareas manuales de envío de correos de seguimiento de leads. Además de que las nuevas secuencias de venta lograron el cierre de 7 negocios con un valor de más de 700K MXN.

También, se logró la Integración con Whatsapp, lo que ha mejorado la forma de hacer contacto con los leads y evita la fricción. 

Ya estamos midiendo de forma efectiva, pero siempre se puede mejorar. Para el 2024 los retos incluyen hacer una mejora en las plantillas para empujar más conversiones vía Whatsapp, optimizaciones en las campañas para la generación de leads gracias a los datos específicos que Hubspot proporciona y reconectar con leads del pasado que hoy están revisitando el sitio.

El impacto