Casos de éxito

El Reto

Hasta julio del 2023 utilizaron varias herramientas intermediarias como Zapier, Retoo, PipeDrive y BackStage

Al tener estas tecnologías no conectadas e insuficientes, tanto el equipo de marketing como el de ventas, tuvieron una serie de complicaciones:

Paso de leads: El equipo de marketing no tenía información contextual de los leads que pasaban para los SDRs, por ejemplo, el anuncio en donde convirtieron.
Seguimiento a estancados: Era complicado dar seguimiento a los leads que llevan más de dos días sin actividad, debido a que desde PipeDrive no es posible obtener un listado o informe de estos casos, o bien, alguna notificación o alerta que simplifique el trabajo de los ejecutivos.
Re-Asignación de leads: Había un arduo trabajo con los SDRs y NBAs + NBPs en dar visibilidad cuando un lead no llega a la cita o pide reagendarla. Utilizaban Slack para comunicarse y no perder el seguimiento de estos casos. Esto es importante porque los SDRs ganan comisión por citas completadas y los NBAs + NBPs por negocios cerrados ganados.
Informes y monitoreo: El equipo de ventas trabajaba el monitoreo de las metas de ventas sobre Excel, por lo que les llevaba tiempo armar esos reportes además de tener discrepancias entre lo registrado por un ejecutivo y la información en la plataforma de PipeDrive.

La Solución

Para cada uno de los problemas utilizamos las funcionalidades de Marketing Hub y Sales Hub

Paso de leads:
Insertamos el script de seguimiento de HubSpot en todas las páginas del sitio web, así como en las LPs de conversión, ahora es posible conocer el medio, canal, campaña y asset de conversión del lead. Esta información la puede consultar el SDR previo a la llamada de calificación en el historial del contacto en HubSpot.
Ahora, el equipo de marketing puede realizar análisis de leads teniendo en cuenta características como registros con un negocio asociado para optimizar anuncios y campañas. Asimismo, a la diagramación del proceso sumamos los criterios de asignación y calificación de los leads, lo que pudo reemplazar a Zapier mediante un workflow en HubSpot.
Seguimiento a estancados:
Para los leads o negocios que no cuenten con actividad reciente, configuramos en la habilitación de ventas, redes de protección de notificaciones automatizadas. De esta manera, aseguramos que no se pierda el seguimiento de algún registro, además de implementar secuencias de correos pre-elaborados para inscribir a los contactos en este flujo de comunicación automatizada y así, optimizar el tiempo que se invertía en enviar y personalizar estos correos.
Re-Asignación de leads:
Reemplazamos Retool con la conexión de calendarios de Google y las ligas de llamada de HubSpot. A través de Round Robin de HubSpot, aseguramos que los leads fueran asignados por disponibilidad en tiempo real de agenda. Para los leads que no llegan a la cita, creamos propiedades específicas, alertas y automatizamos los campos para evitar la tarea de avisar por chat sobre la situación. Así, el “responsable inicial”, recibe una alerta de que es necesario volver a tocar ese lead, porque hay una automatización de estatus “didn’t join the call”. Además, los ejecutivos tienen permisos para ver todos los registros, así también pueden comunicarse y/o actualizar información mediante las notas del registro y la mención del ejecutivo.
Informes HubSpot:
Creamos informes personalizados para el seguimiento de los leads desde su conversión hasta su cierre. Ahora la información es presentada en tiempo real en una sola plataforma, y esto ayuda a incentivar la correcta actualización de la información por parte de los ejecutivos, además de que todos pueden tener acceso a estos datos y tener un reporte más fiable.